A Secretaria de Estado da Educação do Paraná (Seed-PR) iniciou um dos maiores projetos de digitalização documental da educação pública brasileira. A iniciativa prevê a conversão de cerca de 50 milhões de páginas de documentos físicos do acervo da secretaria, dos Núcleos Regionais de Educação (NREs) e das instituições da rede estadual para formato digital.

Se empilhadas, 50 milhões de páginas formariam uma torre de aproximadamente cinco quilômetros de altura, o equivalente a cerca de 132 estátuas do Cristo Redentor empilhadas. Além das páginas digitalizadas, o projeto também prevê o tratamento de cerca de 100 milhões de imagens, entre fotografias, microfilmes e outros registros históricos.

A iniciativa integra o Programa Educação para o Futuro do Estado do Paraná (PEFEP) e conta com financiamento parcial do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID). O objetivo é modernizar a gestão documental da secretaria, ampliar a segurança das informações e facilitar o acesso a registros acadêmicos e administrativos produzidos ao longo de décadas.

Diretor-geral da Seed-PR, João Luiz Giona Junior destaca a dimensão do projeto e o impacto institucional da iniciativa. “É importante destacar que a Memória Digital da Educação, que é o nome que nós demos para esse projeto, ele é a maior iniciativa de digitalização, de documentos de digitalização de acervo, que nós temos conhecimento do Estado do Paraná. É uma referência tanto em nível estadual, quanto também nacional”, salientou.

"Não temos conhecimento de outra iniciativa em educação, que tenha envolvido um volume tão grande de documentos, uma força-tarefa tão grande também, e que vai entregar um resultado tão rápido", disse.

O projeto começou a ser estruturado ao longo dos últimos dois anos, com levantamento técnico do acervo e organização prévia dos documentos. Em 2025, as escolas da rede estadual participaram de um processo de triagem para separar os materiais que devem ser preservados daqueles que podem ser descartados, evitando a digitalização de registros duplicados ou sem valor arquivístico.

“É um passo muito significativo que a Secretaria, enquanto instituição, um marco histórico na instituição, que nós demos aqui no sentido de promover a transformação digital dos nossos serviços. Bem, esse é um trabalho que se iniciou há muito tempo atrás. Então, nós estamos chegando aqui, culminando em dois anos de trabalho, em que esse projeto foi desenhado, estruturado, houve a preparação, a separação da documentação nas escolas, porque nem toda a documentação deve ser digitalizada”, reforçou Giona Junior.

50 MIL METROS QUADRADOS – Um dos principais impactos da iniciativa será a otimização do uso de espaços físicos atualmente ocupados por arquivos. Levantamento da pasta identificou que o acervo documental armazenado em escolas, núcleos regionais e na própria sede da Seed ocupa mais de 50 mil metros quadrados.

Com a digitalização, esses espaços poderão ser reorganizados e utilizados para outras finalidades educacionais, como salas de aula, laboratórios ou ambientes pedagógicos. Além da otimização de espaço, o projeto também busca garantir a preservação do patrimônio documental da educação paranaense.

Atualmente, parte dos registros encontra-se dispersa em diferentes unidades e sujeita à deterioração natural causada pelo tempo ou por condições inadequadas de armazenamento.

Chefe do Departamento de Normatização Escolar da Seed-PR, Telma Aparecida dos Santos Luzio explica que a digitalização começa pelo acervo existente na sede da secretaria e deve avançar posteriormente para os núcleos regionais e escolas. “Cerca de 35 milhões de documentos que estão na sede inicialmente. Demos o pontapé inicial para tudo isso", disse.

"Os documentos que serão digitalizados são do Departamento de Normatização Escolar, que é da Coordenação de Estrutura e Funcionamento e Coordenação de Documentação Escolar, que dizem respeito à vida da instituição de ensino, atos regulatórios e a vida do estudante. Temos também do RH, que daí refere-se à vida funcional do servidor. Temos ainda do NAS, documentos do NAS também que serão digitalizados", complementou.

Após a digitalização e validação técnica, os arquivos serão integrados a sistemas digitais de gestão documental, permitindo buscas mais rápidas e acesso mais eficiente às informações. O processo também segue normas federais que garantem autenticidade jurídica e integridade dos documentos digitalizados, com registro de metadados, certificação digital e mecanismos de verificação.

A triagem feita previamente pelas escolas também permitirá o descarte seguro de parte do material físico que não possui valor arquivístico. A eliminação ocorre apenas após análise de uma comissão responsável pela gestão documental da secretaria, garantindo que os registros essenciais sejam preservados. O material descartado é encaminhado para reciclagem.

OPERAÇÃO – A operação de digitalização é conduzida pela empresa Iron Mountain, especializada em gestão de informação e transformação digital. Além da digitalização das páginas físicas, o projeto também contempla o tratamento de registros audiovisuais e imagens históricas, ampliando o volume total de material que será incorporado ao acervo digital da secretaria.

Gerente de projetos da empresa, Fernando Henrique Andrade explica que o trabalho envolve equipamentos especializados para diferentes tipos de documentos históricos. “Acho que a gente tem equipamentos que são os padrões, que são scanners, padrões de alta velocidade, mas a gente pode focar também nos scanners que a gente chama planetário, que é o scanner que a gente utiliza para digitalização de livro, onde a gente não precisa descaracterizar o livro para poder gerar imagem. Nós temos os equipamentos que vão fazer a captura do microfilme e também das jaquetas, que são documentos mais antigos. Temos equipamentos específicos para atender essa demanda”, disse.

Com a conclusão das etapas previstas, a expectativa da Seed é consolidar um banco de dados digital centralizado, que permitirá localizar documentos escolares e administrativos com mais rapidez e segurança, preservando a memória da educação pública do Paraná e ampliando a eficiência dos serviços prestados à população.